Stellen Sie sich vor, eine Prüfung fragt nach einer Besprechung vom Jahresanfang. Damals wurde aufgezeichnet und transkribiert, daran erinnern sich alle.
Die Aufnahme ist nicht mehr da, die Abschrift auch nicht. Von Hand gelöscht hat sie niemand. Sie ist abgelaufen, so wie es die Voreinstellung vorsieht.
Die Szene ist ausgedacht. Die Voreinstellung nicht.
Aufzeichnen ist Standard geworden
In Microsoft Teams ist die Transkription eine Einstellung in den Besprechungsrichtlinien. Für neue Richtlinien ist sie laut Microsoft standardmäßig eingeschaltet, transkribieren ist also freigegeben.
Dasselbe gilt für Veranstaltungen. Die Transkription für Veranstaltungen bis 1.000 Teilnehmende und für Veranstaltungen mit großem Publikum ist ebenfalls von Haus aus an.
Die Abschriften liegen zusammen mit den Aufnahmen in OneDrive und SharePoint. Und beide haben ein Ablaufdatum. Microsoft schreibt dazu: "Meeting recordings and transcripts have a default expiration time of 120 days."
Ohne eigene Festlegung laufen Aufnahme und Abschrift also nach 120 Tagen ab. Sie wandern dann in den Papierkorb und sind nach dessen Frist endgültig weg. Das ist keine Fehlfunktion, es ist so vorgesehen.
Die Voreinstellung hat entschieden
Für sich genommen ist keine dieser Voreinstellungen falsch. 120 Tage können genau passen. Für einen wöchentlichen Abstimmungstermin sind sie vielleicht großzügig, für eine Vertragsbesprechung vielleicht zu kurz.
Der Punkt ist ein anderer. Ob die Frist zu Ihren Besprechungen passt, ist mit der Voreinstellung nicht entschieden. Sie gilt, weil sie da ist.
Zwei Details machen das wichtiger, als es klingt.
Erstens wirkt eine geänderte Ablaufzeit in der Richtlinie laut Microsoft nur für neue Aufnahmen und Abschriften. Wer später umstellt, erreicht nur, was ab dann entsteht. Beim Altbestand lässt sich das Ablaufdatum nur noch Datei für Datei ändern, von jemandem mit Bearbeitungsrechten an der Aufnahme.
Zweitens ist Teams nur eine Quelle. Diktiergerät, Telefonanlage, Notiz-Apps, Besprechungs-Bots externer Dienste, Werkzeuge im Bewerbungsprozess: Jede Quelle hat einen eigenen Speicherort und eine eigene Regel, sofern es eine gibt.
Wer bei einem externen Dienst die Aufnahme sieht, hängt am Dienst. Eine allgemeine Antwort darauf gibt es nicht.
Das Ergebnis ist eine Lücke, kein Versäumnis. Aufzeichnen ist freigegeben, bei Veranstaltungen läuft es laut Microsoft sogar von selbst. Wo die Abschrift liegt und wann sie verschwindet, ist aber nirgends als Entscheidung festgehalten.
Ein Blick in meine eigenen Einstellungen
Ich habe in meinem eigenen Microsoft-365-Mandanten nachgesehen. Die globale Besprechungsrichtlinie war nie angefasst worden: Aufzeichnung an, Transkription an, Ablauf nach 120 Tagen, keine Zustimmung der Teilnehmenden. Ich hatte das so gelassen. Meine erste Reaktion: Warum sollte ich da etwas anpassen?
Genau das ist die Frage, um die es hier geht.
Die Aufnahme-Landkarte
Die Antwort auf die Lücke ist kein Projekt, sondern eine Liste. Eine Aufnahme-Landkarte führt jede Quelle auf, in der bei Ihnen Gesprochenes festgehalten wird, und stellt dazu fünf Fragen.
Wer nimmt auf? Wer macht daraus Text? Wo liegt das Ergebnis? Wann wird es gelöscht? Und darf es das Haus verlassen?
Für Teams lassen sich die ersten Zeilen schon aus den Voreinstellungen füllen. Der Rest der Tabelle ist die eigentliche Arbeit:
| Quelle | Verarbeitung | Ablage | Frist | Darf das Haus verlassen? |
|---|---|---|---|---|
| Teams-Besprechung | Transkription in Teams, voreingestellt an | OneDrive und SharePoint | 120 Tage, voreingestellt | offen |
| Teams-Veranstaltung | Transkription in Teams, voreingestellt an | OneDrive und SharePoint | 120 Tage, voreingestellt, veröffentlichte Aufzeichnung 30 Tage | offen |
| Diktiergerät | offen | offen | offen | offen |
| Telefonanlage | offen | offen | offen | offen |
| Notiz-App oder Besprechungs-Bot | meist beim Anbieter | meist beim Anbieter | offen | offen |
| Bewerbungsgespräche | offen | offen | offen | offen |
Die letzte Spalte ist die wichtigste. Sie trennt die Aufnahmen, bei denen eine Cloud-Verarbeitung in Ordnung ist, von denen, die im Haus bleiben sollen. Ich nenne diese Gruppe die Schutzklasse.
Was in die Schutzklasse gehört, entscheidet nicht die IT allein. Personal, Fachbereiche und, wo es ihn gibt, der Betriebsrat gehören an den Tisch.
Vier Kennzahlen statt eines Gefühls
Eine Landkarte, die einmal entsteht und dann in einer Ablage liegt, hilft wenig. Messbar wird sie über vier Kennzahlen, die sich ohne Projektbudget erheben lassen.
| Kennzahl | Was sie misst | Zielwert |
|---|---|---|
| Abdeckung | Anteil der Aufnahmequellen mit festgelegtem Verarbeitungsort und festgelegter Frist | 100 Prozent |
| Bewusste Voreinstellung | Anteil der Teams-Besprechungs- und Veranstaltungsrichtlinien, deren Transkription und Ablaufzeit bewusst gesetzt und dokumentiert sind | 100 Prozent |
| Schutzklasse | Zahl der Aufnahmearten, die das Haus nicht verlassen dürfen, und Anteil davon mit internem Verarbeitungsweg | jede eingestufte Art hat einen Weg |
| Altbestand | Zahl der Aufnahmen und Abschriften, die vor einer geänderten Ablaufregel entstanden sind | bekannt und bewertet |
Die zweite und die vierte Kennzahl kann die IT allein erheben. Für die erste und dritte braucht es die Fachbereiche.
Erhoben nach drei Monaten ein zweites Mal, zeigt die Landkarte eine Entwicklung. Aus einem Einmalbefund wird ein Reifegrad.
Was sich einstellen lässt
Die Ablaufzeit steht im Teams Admin Center unter Meetings, Meeting policies, Recording & transcription. In der englischen Oberfläche heißt die Einstellung „Recordings and transcriptions automatically expire“, in der deutschen „Aufzeichnungen und Transkriptionen laufen automatisch ab“.
Möglich sind 1 bis 99.999 Tage. Wer den Schalter ausschaltet, lässt Aufnahmen und Abschriften nie ablaufen, per PowerShell geht das auch mit dem Wert -1. Das gilt je Richtlinie, verschiedene Gruppen können also verschiedene Fristen bekommen.
Wer Aufnahmen samt Abschriften gezielt löschen will, kann das laut Microsoft auch über eine automatisch zugewiesene Aufbewahrungsbezeichnung (Retention Label) in Microsoft Purview tun. Die kürzeste Aufbewahrungsdauer ist dort ein Tag.
Einstellen ist Sache der IT. Welche Frist richtig ist, folgt aus der Landkarte.
Für die Schutzklasse: der Weg im Haus
Bleibt die Frage, was mit den Aufnahmen passiert, die das Haus nicht verlassen sollen.
Dass sich Gespräche auch ohne Cloud in Text verwandeln lassen, habe ich in Mitschriften, die das Haus nicht verlassen gezeigt, mit Messwerten auf eigener Hardware.
Die Landkarte entscheidet, welche Aufnahmen diesen Weg brauchen. Der Beitrag dort zeigt, dass es ihn gibt.
Und der Betriebsrat?
Das Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ (§ 87 Absatz 1 Nummer 6).
Ob Aufzeichnung und Transkription in Ihrem Haus darunter fallen, ist eine Frage des Einzelfalls. Eine Rechtsauskunft gebe ich hier nicht.
Auf die Landkarte gehört die Frage trotzdem, mit einem Vermerk, wer sie wann beantwortet hat.
Der Prüfschritt
Für den Anfang braucht es keine Konsole und keinen Termin mit der Geschäftsführung. Eine Frage an Ihre IT reicht:
„Wie steht bei uns die Ablaufzeit für Besprechungsaufnahmen, und wer hat das entschieden?“
Die Antwort „Das ist die Voreinstellung“ ist kein Fehler, sondern ein ehrlicher Startpunkt. Sie ist die erste Zeile Ihrer Landkarte.
Fazit
Aufzeichnen und Transkribieren sind in Teams Standardfunktionen, freigegeben per Voreinstellung. Die Frist von 120 Tagen gilt, solange niemand eine andere festlegt, und eine spätere Änderung der Richtlinie erreicht den Altbestand nicht.
Die Aufnahme-Landkarte macht aus diesen Voreinstellungen Entscheidungen. Sie zeigt jede Quelle, ihren Weg und ihre Frist, und sie trennt die Aufnahmen, die das Haus verlassen dürfen, von denen, die bleiben sollen.
| Frage | Antwort aus diesem Beitrag |
|---|---|
| Ist Transkription in Teams voreingestellt an? | Ja, freigegeben für neue Besprechungsrichtlinien und für Veranstaltungen |
| Wo liegen die Abschriften? | Zusammen mit den Aufnahmen in OneDrive und SharePoint |
| Wie lange? | Voreingestellt 120 Tage, einstellbar von 1 bis 99.999 Tagen oder ohne Ablauf |
| Wirkt eine Änderung rückwirkend? | Nein, die Richtlinie wirkt nur für neue Aufnahmen und Abschriften, Altbestand nur einzeln je Datei |
| Wer entscheidet? | Die Fachbereiche über die Landkarte, die IT setzt um |
| Erster Schritt | Ihre IT nach Ablaufzeit und Entscheidung fragen |
Wenn Sie wissen wollen, welche Ihrer Aufnahmen wohin gehen: Schreiben Sie mir. Ich gehe die Landkarte mit Ihnen durch.
Quellen
- Manage transcription and captions for Teams meetings, Microsoft Learn: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-transcription-captions
- Manage Teams recording expiration policy, Microsoft Learn: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-teams-recording-expiration-policy
- Teams meeting recording and transcript storage and permissions in OneDrive and SharePoint, Microsoft Learn: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/tmr-meeting-recording-change
- § 87 Betriebsverfassungsgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
- Mitschriften, die das Haus nicht verlassen: https://steffen-sander.de/ki-automatisierung/lokale-transkription-ohne-cloud
Belegabrufe der Microsoft-Dokumentation und § 87 Betriebsverfassungsgesetz am 08.11.2026.
